¿Cuáles son las características de las oficinas en un entorno de teletrabajo? Según datos del Instituto Nacional de Estadística (INE) en 2019, sólo un 4,8% de trabajadores gozaban del teletrabajo en España. Una cifra muy alejada de otros países como Finlandia, con un 13,3%, o los Países Bajos, con un 14%. Con la llegada del COVIDIEN-19 las empresas tuvieron que enviar millones de empleados de oficina a trabajar desde casa. Según un Informe Económico del Banco de España presentado en mayo de 2020 un 80% de las empresas españolas ha implementado el teletrabajo de alguna manera.

Un gran cambio en la cultura empresarial. Más aún si consideramos que hasta ese momento muchas empresas no se habían planteado nunca el teletrabajo (48,4%), o simplemente estaba explícitamente desautorizado (9,8%).

Efebé presentamos el Barómetro Grupo Efebé 2021: «Teletrabajo y la necesidad de repensar el Espacio Oficina», una investigación focalizada en trabajadores en torno oficina que presenta al menos 10 claves sobre cuál ha sido el impacto del teletrabajo en el espacio oficina y que sirve para entender cuál será el papel, diseño y especificidades que tendrán las oficinas a partir de ahora.

1. Se han roto los tabúes sobre el teletrabajo

Al menos un 58% de empresas han visto inmersas en la obligación de conceder algo que para ellos era un tabú: confiar en que el trabajador sea capaz de trabajar de forma autónoma.

Antes de la llegada de la Covidien-19 sólo un 33,5% de los empleados de oficina tenía experiencia en el teletrabajo, pasando a un 72,8% en enero de 2021. Del mismo modo, la media de días teletreballats al nuestro país ha pasado de 0,7 por semana antes de marzo de 2020 a 2,8 en enero de 2021.

Sin embargo, como veremos más adelante este teletrabajo no ha sido totalmente satisfactorio para 3 de cada 4 empleados de oficina y 8 de cada 10 no renuncia a acudir a la oficina uno o más días en su jornada laboral.

2. Seguiremos trabajando desde casa

La experiencia ha funcionado. En mayor o menor medida, e independientemente del sector y de las consecuencias económicas de la crisis, la mayoría de empresas que se vieron empujadas a convertir a sus profesionales en teletrabajadores imperfectos de la noche a la mañana han superado la prueba. Se ha mantenido la viabilidad de muchas empresas y su productividad, pero por el camino algunos aspectos como la productividad, la cultura corporativa, la conciliación e incluso la igualdad de oportunidades se han visto afectadas. Sin embargo, lo más importante es que el teletrabajo ha sido una medida sanitaria de urgencia que ha ayudado

El 91% de trabajadores de oficina (hayan teletrabajo o no durante el último año) esperan que se dé una consolidación futura de esta modalidad, eso sí de una manera «parcial», combinando dos / tres días de trabajo desde casa y dos / tres desde la oficina.

3. A las empresas les ha sentado bien el teletrabajo

Se ha dado una alta correspondencia, simbiosis, entre el sentimiento de satisfacción entre empleado y empleador a la hora de implantar el teletrabajo. El balance, en ambos lados, tiende a ser satisfactorio en un 74% y 67%, respectivamente.

Otro dato relevante es que un 89% de los trabajadores, un 73% de directivos creen, que como mínimo, se mantendrán ciertas cuotas de teletrabajo. Sólo un 11% de empleados y un 21% de directivos consideran que ha sido sólo una medida temporal.

4. Teletrabajar tiene sus riesgos

Trabajar sólo desde casa conlleva algunos riesgos, disminuye la creatividad y el intercambio rápido, colaborativo y espontáneo de ideas. Además, es desde la oficina donde se construye cultura corporativa de la empresa, asintiendo o disintiendo de los valores de la misma. La visibilidad y el networking son otros dos elementos más a favor de trabajar desde la oficina. Ningún empleado debería estar contento si su presencia en la empresa pasa desapercibida, lo que puede ser la antesala a ser prescindible. Junto a ello, trabajar presencialmente, potencia la interrelación con los compañeros y con los jefes facilitando la valoración, la mejora continua y abriendo más oportunidades de promoción y remuneración.

Otro aspecto crítico es que no ha fomentado por completo la conciliación. La productividad menudo se ha mantenido a base de alargar horarios laborales y las llamadas, telefónicas, videoconferencias y correos electrónicos se han realizado o dado muchas veces en horarios intempestivos. Trabajar solo en casa no supone necesariamente una mejor conciliación vida privada-vida personal.

Proyecto Efebé en las oficinas de TransPerfect Madrid.

5. Para 3 de cada 4 empleados de oficinas, la experiencia no ha sido totalmente satisfactoria

El teletrabajo sólo ha sido plenamente satisfactorio para un 24% de los teletrabajadores encuestados. Para el 76% restante se ha dado una situación ambivalente. Trabajar desde casa ofrece elementos positivos que van desde evitar el riesgo de contagio propio y de su burbuja familiar, comodidad, mejor organización del tiempo o el ahorro en desplazamientos. Pero el teletrabajo también conlleva una vertiente negativa: algunas de interacción personal y profesional citadas en el punto anterior y otras vinculadas a la productividad en sí, ya que no todos los empleados de oficina han contado con el espacio, la conectividad, ni el aislamiento necesario para poder teletrabajar correctamente.

6. No todo será teletrabajo

Ya hemos señalado que un 91% de los trabajadores de oficina esperan que esta fórmula se consolide, pero un 83% también destaca que no renuncia a la oficina.

Parece que la empresa no sólo tendrá que «seducir» a los empleados para que vuelvan a la oficina. La empresa tiene la oportunidad de pensar en una oficina, atractiva / atrayente; de reformular una oficina «magnética» para conseguir que el empleado vea conveniente ir a la oficina a realizar determinadas tareas de forma más eficiente.

7. Oficinas adaptadas a los nuevos tiempos

No acudimos a las oficinas a realizar las mismas tareas que podamos hacer desde casa. Las oficinas a partir de ahora deberán ofrecer a los empleados algo que sea relevante.

En este artículo sobre las oficinas adaptadas a los nuevos tiempos te contamos más detalles. El trabajo para pensar de forma individual, concentrado, se perfila como el tipo de tarea más idóneo para realizar fuera de la oficina. La oficina debe proporcionar más espacio de trabajo compartido. Concentrar menos tiempo dedicado a tareas individuales y facilitar preferentemente el networking, trabajo en equipo, co-creación.

8. Surgen nuevas prioridades más allá del Bienestar Salud

Hasta ahora las prioridades exigidas a un espacio oficina, y más durante el periodo Covidien-19 han tenido que ver con la salud. A partir de ahora, sin embargo, las prioridades y las demandas de mejora de las oficinas son de un corte más funcional y apuntan a resolver de forma integrada la funcionalidad del espacio dependiendo del tipo de actividad a desarrollar.

De esta manera surge un nuevo clúster de prioridades entre las que destacan: Dispositivos de movilidad; acústica-ruidos, ergonomía, distancia entre personas, espacio, rendimiento y productividad o la polivalencia de espacios. Elementos que pasan a conformar una nueva dimensión híbrida para repensar el espacio y la función de una oficina.

 9. Crecen los «espacios especializados» en las oficinas

Las oficinas se modificarán estructuralmente para que los empleados dedicarán menos tiempo a tareas individuales y más tiempo al networking, trabajo en equipo y co-creación.

Se reforzará así la tendencia basada en el trabajo colaborativo y orientada a procesos de intercambio, creatividad e innovación.

Proyecto Efebé en las oficinas de Propulse Video.

10. Las empresas deben convencer a los empleados

Esta nueva organización del trabajo debe liderar la empresa. Debe ser ella la encargada de dirigir, asentar criterios y fortalecer una cultura mixta de trabajo, que sea beneficiosa para ambas partes, en remoto y presencial en oficina, pudiéndose trabajar en remoto también desde la oficina.

Pero parece que todavía no se han producido cambios que respondan a la necesidad de reorganización de esta nueva lógica dual de trabajo que se acerca.

Por ahora sólo un 26% de las oficinas ha realizado remodelaciones que no han ido más allá de actuaciones reactivas y provisionales para dar respuesta a la actual situación sanitaria.