Quines són les característiques de les oficines en un entorn de teletreball? Segons dades de l’Institut Nacional d’Estadística (INE) el 2019, només un 4,8% de treballadors gaudien del teletreball a Espanya. Una xifra molt allunyada d’altres països com Finlàndia, amb un 13,3%, o els Països Baixos, amb un 14%. Amb l’arribada del Covid-19 les empreses van haver d’enviar milions d’empleats d’oficina a treballar des de casa. Segons un Informe Econòmic del Banc d’Espanya presentat el maig de 2020 un 80% de les empreses espanyoles ha implementat el teletreball d’alguna manera.

Un gran canvi en la cultura empresarial. Més encara si considerem que fins a aquest moment moltes empreses no s’havien plantejat mai el teletreball (48,4%), o simplement estava explícitament desautoritzat (9,8%).

Efebé presentem el Baròmetre Grup Efebé 2021: “Teletreball i la necessitat de repensar l’Espai Oficina”, una investigació focalitzada en treballadors en entorn oficina que presenta com a mínim 10 claus sobre quin ha estat l’impacte del teletreball en l’espai oficina i que serveix per entendre quin serà el paper, disseny i especificitats que tindran les oficines a partir d’ara.

1. S’han trencat els tabús sobre el teletreball

Almenys un 58% d’empreses s’han vist immerses en l’obligació de concedir una cosa que per a ells era un tabú: confiar que el treballador sigui capaç de treballar de forma autònoma.

Abans de l’arribada de la Covid-19 només un 33,5% dels empleats d’oficina tenia experiència en el teletreball, passant a un 72,8% el gener del 2021. De la mateixa manera, la mitjana de dies teletreballats al nostre país ha passat de 0,7 per setmana abans de març del 2020 a 2,8 a gener de 2021.

No obstant això, com veurem més endavant aquest teletreball no ha estat totalment satisfactori per a 3 de cada 4 empleats d’oficina i 8 de cada 10 no renuncia a acudir a l’oficina un o més dies en la seva jornada laboral.

2. Continuarem treballant des de casa

L’experiència ha funcionat. En major o menor mesura, i independentment del sector i de les conseqüències econòmiques de la crisi, la majoria d’empreses que es van veure empeses a convertir als seus professionals en teletreballadors imperfectes de la nit al dia han superat la prova. S’ha mantingut la viabilitat de moltes empreses i la seva productivitat, però pel camí alguns aspectes com la productivitat, la cultura corporativa, la conciliació i fins i tot la igualtat d’oportunitats s’han vist afectades. No obstant això, el més important és que el teletreball ha estat una mesura sanitària d’urgència que ha ajudat

El 91% de treballadors d’oficina (hagin teletreballat o no durant l’últim any) esperen que es doni una consolidació futura d’aquesta modalitat, això sí d’una manera “parcial”, combinant dos / tres dies de treball des de casa i dos / tres des de l’oficina.

3. A les empreses els ha sentat bé el teletreball

S’ha donat una alta correspondència, simbiosi, entre el sentiment de satisfacció entre empleat i ocupador a l’hora d’implantar el teletreball. El balanç, en ambdós costats, tendeix a ser satisfactori en un 74% i 67%, respectivament.

Una altra dada rellevant és que un 89% dels treballadors, un 73% de directius creuen, que com a mínim, es mantindran certes quotes de teletreball. Només un 11% d’empleats i un 21% de directius consideren que ha estat només una mesura temporal

4. Teletreballar té els seus riscos

Treballar només des de casa comporta alguns riscos, disminueix la creativitat i l’intercanvi ràpid, col·laboratiu i espontani d’idees. A més, és des de l’oficina on es construeix cultura corporativa de l’empresa, assentint o dissentint dels valors d’aquesta. La visibilitat i el networking són altres dos elements més a favor de treballar des de l’oficina. Cap empleat hauria d’estar content si la seva presència a l’empresa passa desapercebuda, cosa que pot ser l’avantsala a ser prescindible. Al costat d’això, treballar presencialment, potencia la interrelació amb els companys i amb els caps facilitant la valoració, la millora contínua i obrint més oportunitats de promoció i remuneració.

Un altre aspecte crític és que no ha fomentat del tot la conciliació. La productivitat sovint s’ha mantingut a força d’allargar horaris laborals i les trucades, telefòniques, videoconferències i correus electrònics s’han realitzat o atès moltes vegades en horaris intempestius. Treballar sol a casa no suposa necessàriament una millor conciliació vida privada-vida personal.

Projecte Efebé a les oficines de TransPerfect Madrid.

5. Per a 3 de cada 4 empleats d’oficina, l’experiència no ha estat totalment satisfactòria

El teletreball només ha estat plenament satisfactori per a un 24% dels teletreballadors enquestats. Per al 76% restant s’ha donat una situació ambivalent. Treballar des de casa ofereix elements positius que van des d’evitar el risc de contagi propi i de la seva bombolla familiar, comoditat, millor organització del temps o l’estalvi en desplaçaments. Però el teletreball també comporta un vessant negatiu: algunes d’interacció personal i professional citades en el punt anterior i altres vinculades a la productivitat en si, ja que no tots els empleats d’oficina han comptat amb l’espai, la connectivitat, ni l’aïllament necessari per poder teletreballar correctament.

6. No tot serà teletreball

Ja hem assenyalat que un 91% dels treballadors d’oficina esperen que aquesta fórmula es consolidi, però un 83% també destaca que no renuncia a l’oficina.

Sembla que l’empresa no només haurà de “seduir” als empleats perquè tornin a l’oficina. L’empresa té l’oportunitat de pensar en una oficina, atractiva / atraient; de reformular una oficina “magnètica” per aconseguir que l’empleat vegi convenient anar a l’oficina a realitzar determinades tasques de forma més eficient.

7. Oficines adaptades als nous temps

No acudim a les oficines a realitzar les mateixes tasques que puguem fer des de casa. Les oficines a partir d’ara hauran d’oferir als empleats alguna cosa que sigui rellevant.

En aquest article sobre les oficines adaptades als nous temps t’expliquem més detalls. El treball per pensar de forma individual, concentrat, es perfila com el tipus de tasca més idoni per a realitzar fora de l’oficina. L’oficina ha de proporcionar més espai de treball compartit. Concentrar menys temps dedicat a tasques individuals i facilitar preferentment el networking, treball en equip, co-creació.

8. Sorgeixen noves prioritats més enllà del Benestar Salut

Fins ara les prioritats exigides a un espai oficina, i més durant el període Covid-19 han tingut a veure amb la salut. A partir d’ara, però, les prioritats i les demandes de millora de les oficines són d’un tall més funcional i apunten a resoldre de forma integrada la funcionalitat de l’espai depenent del tipus d’activitat a desenvolupar.

D’aquesta manera sorgeix un nou clúster de prioritats entre les quals destaquen: Dispositius de mobilitat; acústica-sorolls, ergonomia, distància entre persones, espai, rendiment i productivitat o la polivalència d’espais. Elements que passen a conformar una nova dimensió híbrida per repensar l’espai i la funció d’una oficina.

 9. Creixen els “espais especialitzats”

Les oficines es modificaran estructuralment perquè els empleats dedicaran menys temps a tasques individuals i més temps al networking, treball en equip i co-creació.

Es reforçarà així la tendència basada en el treball col·laboratiu i orientada a processos d’intercanvi, creativitat i innovació.

Projecte Efebé a les oficines de Propulse Video.

10. Les empreses han de convèncer els empleats

Aquesta nova organització de la feina l’ha de liderar l’empresa. Ha de ser ella l’encarregada de dirigir, assentar criteris i enfortir una cultura mixta de treball, que sigui beneficiosa per a ambdues parts, en remot i presencial en oficina, podent-se treballar en remot també des de l’oficina.

Però sembla que encara no s’han produït canvis que responguin a la necessitat de reorganització d’aquesta nova lògica dual de treball que s’acosta.

Per ara només un 26% de les oficines ha realitzat remodelacions que no han anat més enllà d’actuacions reactives i provisionals per donar resposta a l’actual situació sanitària.